Em geral, há uma pessoa encarregada de iniciar as atividades (o professor, o chefe ou um mestre de cerimônias) informando o tema da apresentação e passando a palavra para o apresentador/grupo de apresentadores.
O responsável por iniciar a apresentação deve, primeiramente, colocar-se à frente da plateia, cumprimentá-la e tomar a palavra.
A seguir, o apresentador diz qual é o tema, fala da importância de abordá-lo nos dias de hoje, esclarece o ponto de vista a partir do qual irá abordá-lo e, no caso de um tema amplo, delimita-o. Por exemplo, se o tema for redes de computadores, a delimitação pode consistir em tratar apenas de redes de longas distâncias. Este momento visa despertar a curiosidade da plateia sobre o assunto.
A partir de então, o apresentador segue o roteiro planejado, expondo cada uma das partes, sem atropelos. Ao terminar cada uma, deve perguntar se alguém deseja fazer alguma pergunta, esclarecer uma dúvida ou se pode seguir adiante. Na passagem de uma parte à outra, deve dar a entender que não há ruptura, mas sim uma ampliação e/ou um aprofundamento do tema. Para isso, deve fazer uso de certas expressões, tais como “Outro aspecto que vamos abordar...”, “Se há esses aspectos negativos, vamos ver agora os aspectos positivos...”, “Além dos pontos abordados, é importante destacar também...”
Para concluir, o apresentador retoma os principais aspectos abordados, fazendo uma síntese deles. Se quiser, pode mencionar pontos que merecem ser aprofundados em outra apresentação. Pode também deixar uma mensagem final, algo que traduza o seu pensamento ou o pensamento do grupo. Por fim, agradece a atenção da plateia e passa a palavra a outra pessoa.
Geralmente, tais apresentações têm um tempo estipulado para seu desenvolvimento. Em vista disso, o(s) apresentador(es) deve(m) estar atento(s) ao andamento da apresentação e ser capaz(es) de introduzir ou eliminar exemplos e aspectos secundários a fim de se ajustar ao tempo disponível.
No caso de apresentações em grupo, é importante que o apresentador que estiver fazendo uso da palavra, ao encerrar sua parte, indique o nome do próximo a falar e introduza qual aspecto será abordado. Para isso, deve usar expressões como “Agora fulano nos falará sobre...”, “Passo a palavra para beltrano que nos explicará...” A pessoa que tomar a palavra deve, primeiramente, agradecer àquele que falava anteriormente e então iniciar sua exposição.
Embora o procedimento comum em apresentações em grupo seja a divisão do trabalho em partes, cada um ficando responsável por uma delas, entre a exposição de um participante e a de outro deve haver coesão. Isso quer dizer que não pode haver contradição entre as diversas falas dos participantes nem ser dada a impressão de que uma fala é independente da outra.
Cada exposição deve retomar o que foi desenvolvido antes e acrescentar, ampliar. Além disso, devem ser empregadas expressões, como “Além das causas mencionadas por fulano, vejamos agora outras, menos conhecidas...”, “Vocês viram as consequências desse problema em redes de ambientes corporativos, agora, vão conhecer as consequências do mesmo problema em...”
Outro elemento que deve ser planejado com antecedência é o gerenciamento dos recursos de apoio utilizados no momento da explanação. Nas apresentações individuais, é importante saber de antemão se haverá ou não alguém para auxiliá-lo no manuseio dos recursos audiovisuais. Se houver, essa pessoa deve ser instruída adequadamente. Caso contrário, deve-se definir um posicionamento que permita ao apresentador estar visível ao público e, ao mesmo tempo, manusear satisfatoriamente projetores, cartazes e/ou outros recursos utilizados.
Nas apresentações em grupo, o ideal é que, enquanto um dos apresentadores expõe, os outros colaborem manuseando os equipamentos, trocando cartazes, apagando a lousa. Não é obrigatório que todos fiquem em pé no momento em que um dos integrantes faz sua exposição.
As apresentações orais de trabalhos são uma modalidade da língua falada. Portanto, não devem se restringir à leitura em voz alta de um texto previamente preparado. Ainda que seja possível fazer uso de textos de apoio escritos, estes devem ser consultados rapidamente, a fim de não prejudicar o andamento da exposição.
O uso de cartazes, transparências e/ou slides deve levar em conta o aspecto citado acima. Por isso, não devem conter textos muito longos. Deve-se dar a preferência à organização em tópicos, apresentação de figuras, tabelas, gráficos, etc.
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