A seguir, apresentamos a reprodução de uma reportagem do caderno Empregos e Oportunidades do jornal Zero Hora, com um teste sobre o uso do e-mail.
Você é um e-mala?
Faça o teste e descubra se você usa bem o e-mail ou só incomoda os colegas
O e-mail se transformou na principal ferramenta de comunicação do século 21, a ponto de ser quase impossível imaginar um profissional trabalhar sem ele. Apesar de fazer parte do nosso dia a dia, são poucas as pessoas que têm bons hábitos para lidar com suas mensagens e também com as que são enviadas para os outros.
Será que você utiliza bem o seu e-mail? Faça o teste que está aí abaixo e descubra se você é um "e-sperto", ou seja, um sujeito que sabe utilizar uma ferramenta para facilitar e melhorar o seu trabalho, e ainda ajuda os outros a aproveitarem esse recurso, ou um "e-mala", que não tem boas práticas e ainda atrapalha os colegas com mensagens desnecessárias.
Responda as perguntas conforme a escala [de pontos] abaixo
- Nunca
- Raramente
- Às vezes
- Quase sempre
- Sempre
1. Tenho menos de 25 e-mails na minha caixa de entrada atualmente.
2. Tenho um modelo de organização de pastas eficaz, que me permite localizar qualquer e-mail em menos de três minutos.
3. Escrevo o assunto do e-mail por último, logo após reler o conteúdo da mensagem, de forma que este sintetize o texto redigido.
4. Tenho o hábito de, ao ler o e-mail, já formar alguma ação imediata (responder, apagar, criar uma atividade, etc.) e o remover da caixa de entrada.
5. Costumo escrever e-mails de forma direta, objetiva e concisa, evito múltiplos assuntos na mesma mensagem.
6. Nunca respondo com cópia para todos um e-mail que recebo com algum tipo de informação ou convocação.
7. Evito enviar anexos nas mensagens e, quando necessário, envio com tamanhos reduzidos.
8. Quando escrevo e-mails me importo com o tipo de fonte e o tamanho e dou preferência para fontes do tipo arial ou verdana.
9. Sempre especifico no e-mail enviado a ação a ser feita pelo destinatário da mensagem, para ele saber o que fazer com o mesmo.
10. Tenho paciência para escrever o e-mail detalhadamente, de forma que fique bem claro o que precisa ser entendido, em vez de escrever e-mails mais curtos e que nem sempre são claros para quem os recebe.
11. Evito usar aqueles avisos de recebimento e confirmação de leitura em meus e-mails.
Some os pontos e veja os resultados
Até 25 pontos - Você é um e-mala
Aparentemente, você tem dificuldades ou hábitos ineficazes para lidar com seus e-mails, o que pode estar consumindo boa parte do seu tempo nessa atividade. E-mail é algo que, quando mal usado, consome não apenas seu tempo pessoal, mas também o de outras pessoas.
É preciso que você reserve um tempo para organizar sua caixa de entrada, responder os e-mails pendentes ou até pedir ajuda para alguém ensinar dicas e truques do seu software de e-mail. Evite também ficar com seu e-mail aberto sempre, tenha horários, e quando for lidar com suas mensagens, crie uma ação com cada uma que você ler, mas não as deixe paradas na caixa de entrada.
De 25 a 40 pontos - Você precisa melhorar
Você não é um "e-mala pleno", no máximo, um estagiário. Tem algumas boas práticas para lidar com seus e-mails, mas às vezes utiliza o recurso de forma improdutiva.
Para não enveredar de vez pelo mau caminho, uma boa estratégia é pensar na sua caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer. Cada mensagem exige uma providência (ser armazenada em uma pasta, respondida, deletada, transformada em ação). Com isso, a pasta estará sempre vazia ou com poucas pendências. Fique atento também à forma como envia suas mensagens: seja objetivo, conciso, copie a todos só quando for extremamente necessário, e de preferência na cópia oculta. E nunca repasse correntes. Fazendo isso, você será promovido a "e-sperto".
Acima de 40 pontos - Parabéns, você é um e-sperto
O resultado do teste indica que você está conseguindo lidar bem com suas mensagens eletrônicas. Pesquisas mostram que, em média, o brasileiro gasta três horas por dia para ler, organizar, responder e armazenar e-mails. Para quem tem boas práticas, essa estatística pode cair pela metade.
Obviamente, alguns dias são mais complicados e os e-mails acabam se acumulando, mas, se você tiver o hábito, rapidamente voltará ao padrão adequado. O e-mail é um processo de conscientização, não adianta apenas você ter bons hábitos se as pessoas ao seu redor não tiverem. Por isso, ajude os "e-malas" a sua volta a começarem a utilizar melhor o e-mail. Indicar este teste pode ser o começo.
Zero Hora, 3 fev. 2008.
O e-mail é uma importante ferramenta de comunicação no mundo profissional.
O texto a seguir apresenta uma série de dicas para obter uma comunicação eficiente por e-mail no ambiente de trabalho.
Os dez mandamentos do
e-mail
1. Quando usar
2. O
esquecimento da identificação
Um grande vício de
quem se acostumou a usar a internet a partir de chats e outros sistemas de
mensagens instantânea é se esquecer de identificar-se ao escrever um e-mail,
tanto no início do contato quanto no fim, ao deixar de assiná-lo. Ruy Leal, o
Instituto Via de Acesso, considera isso um dos maiores problemas dos jovens que
desejam ingressar no mercado de trabalho.
- Já
recebi e-mails sem assinatura pedindo um estágio. Eles têm coragem de usar um
endereçamento de e-mail que não tem a ver com o meio corporativo, do tipo
‘luluzinha17@...’, para pedir um emprego – diz. É vital assinar um e-mail e, em
um primeiro contato, não se esquecer de explicar no início quem você é. Mesmo
que não seja pedido, confirme o recebimento da mensagem, até quando não tiver
resposta completa no momento. Um “ok” ou “recebido” mostra disposição.
3. Atenção
ao assunto
O campo do assunto
deve refletir o conteúdo da mensagem.
-Muitos não têm essa noção. Você
tem de chamar a atenção da pessoa na caixa de entrada, porque ela recebe vários
e-mails por dia e vai determinar o grau de urgência de cada um ao olhar para os
assuntos – conta Regina, que diz receber por vezes e-mails em que o remetente
coloca, no campo do assunto, o nome da empresa em que trabalha.
Uma dica é escolher
palavras-chave que resumam o conteúdo do e-mail em cerca de três a quatro
palavras. Em vez de “Segue relatório de vendas referente ao ano de 2012”, por
exemplo, é melhor: “Relatório vendas 2012”.
No
entanto, é preciso ser específico e fugir de generalidades que pouco esclarecem
sobre a mensagem, como apenas “Relatório”.
4. O cuidado com as saudações
O e-mail é uma
situação de comunicação, e precisamos saudar as pessoas quando nos dirigimos a
elas. No início de um e-mail, “olá” e “bom dia” são cordiais, sem serem
informais demais, explica Regina. “Prezado” é extremamente formal e, se não for
um caso de rígida impessoalidade, é exagerado. A regra, segunda a especialista,
é que, se existe uma troca de e-mails com certa regularidade no dia, o primeiro
deve conter a saudação, que pode ser dispensada nas outras mensagens.
Os cumprimentos de despedida são
igualmente importantes, e não são substituíveis por uma assinatura eletrônica.
Mas Regina alerta: “Atenciosamente” é abreviada de forma incorreta no Brasil
como “att.”, quando deveria ser “atte.”.
- “Att.” foi importado do inglês
e faz referência à expressão in attention
to, que é usada só no começo de um e-mail – explica.
“Cordialmente”
é considerado também exageradamente polido, a ser usado em casos específicos. A
sugestão de Regina é que, ao escrever a mensagem, pensemos na maneira como
saudaria a pessoa se a encontrássemos frente a frente, e adequemos os termos a
isso.
5. A falta
de objetividade
Ruy Leal observa que
um sério problema dos e-mails trocados atualmente é o risco de gerar
desentendimentos por serem confusos. Por isso, dá a dica:
- Coloque-se no lugar da pessoa
que está do outro lado. Ela entenderia a mensagem? – questiona o consultor.
A experiência com cursos sobre
e-mail para empresas fez com que Regina concluísse que o maior desafio do
brasileiro com essa ferramenta é conseguir ser objetivo.
- Por uma questão cultural,
damos voltas para falar as coisas em vez de ir direto ao ponto – diz Regina.
É recorrente, ela explica, que
as pessoas comecem explicando o que querem dizer antes de, de fato, comunicar o
assunto principal da mensagem, quando deveria ser o contrário.
- Se eu vou dizer por que o
relatório não está pronto, é comum querer explicar tudo o que aconteceu para
ele não estar pronto para então, no fim, dizer “Então, o relatório não está
pronto”.
Isso acontece, segundo Ruy,
porque muitas pessoas não sabem como estruturar um texto.
- Não
sabem começar, avançar e terminar de forma compreensível pelo receptor.
6. O calibre da formalidade
É fundamental
compreender as regras do ambiente de trabalho para saber que tom se pode adotar
com o interlocutor. Alguns escritórios exigem mais ou menos polidez no
tratamento. Regina observa que existem dois tipos de profissionais trabalhando
juntos hoje: os mais velhos, que vêm do que ela chama de “a era da circular”,
em que toda a comunicação se concentrava nas mãos das secretárias e eram muito
mais formais, e aqueles mais jovens, acostumados com a informalidade das
mensagens instantâneas.
A
linguagem do e-mail deveria transitar entre esses dois mundos, sem exagerar com
uma comunicação impessoal, mas obedecer à norma culta de uma maneira cordial,
descontraída, como se falaria em geral por telefone ou pessoalmente. Um cuidado
importante é não exagerar na formalidade a ponto de a mensagem soar ríspida
demais, o que pode causar ruído na comunicação.
7. O uso de abreviações
Abreviar palavras deve
ser evitado, embora não seja proibido e, ocasionalmente, possa ser usado nos
e-mails profissionais, especialmente nas saudações. A economia de tempo ao
encurtar as palavras é pouca, e a mensagem pode tender a uma informalidade
excessiva.
Luiz
Castro, professor da rede estadual de Pernambuco, mestre em linguística e
pesquisador da UFPE no campo da comunicação digital, realizou um estudo sobre
os tipos de risos existentes no internetês, desde os mais escandalosos, como o
“kkk” e o “huahuahua”, passando pelo “hahaha” até o “rs", abreviatura de
“risos” que, segundo ele, é o mais aceitável em uma troca de e-mails
profissionais. Ele sugere que a pessoa escolha poucas palavras para abreviar, e
não use esses atalhos o tempo todo.
8. A aversão
a maiúsculas
O uso de caixa alta em todo o texto é tão proibido que, para
Regina, constitui uma verdadeira gafe. Escrever em maiúsculas significa, na
linguagem da internet, gritar com alguém. Por isso é algo realmente a ser
evitado, especialmente em mensagens de trabalho, pois é visto como falta de
educação e de consideração do remetente, além de não ser uma postura
profissional adequada.
9. A
adequação do tamanho
Não há regras quando o
assunto é o tamanho que um e-mail deve ter, mas a experiência mostra que
e-mails longos, em geral, não são lidos. E, se são lidos, não são compreendidos
em sua integridade.
- Um e-mail longo é
desinteressante. A pessoa precisa ter o poder de concisão para falar o máximo
possível em poucas palavras, e isso é implícito à linguagem digital – afirma o
professor Luiz Castro.
Regina sugere que as mensagens
tentem girar em torno de três a quatro parágrafos, no máximo.
- Se você começa a ver que o
e-mail vai ficar longo demais, deve parar e se questionar se não deve ligar
para a pessoa ou fazer uma reunião. Perde-se muito tempo com e-mails grandes.
São complexos de responder e podem ser mal interpretados – diz.
Deve-se
evitar dizer em muitas palavras o que se poderia dizer em poucas.
10. A
necessidade de revisão
Um texto de correio
eletrônico deve ser simples, mas não descuidado. Exige releitura e atenção para
acertar o tom da mensagem. O vocabulário deve fazer parte da linguagem usual,
sem expressões rebuscadas que tornem a mensagem complicada. Mas é preciso estar
atento à repetição exaustiva de termos, abreviações apressadas e construções
truncadas.
Revise
as palavras, para detectar as mal colocadas; repasse os destinatários,
principalmente se a mensagem pode ser reenviada a muitos deles; evite
comentários agressivos, pois a mensagem enviada se torna pública.
Guerreiro, Carmen. In: Revista Língua, n. 87, 2013, p. 30-33.
