E-mail: Comunicação eficiente

A seguir, apresentamos a reprodução de uma reportagem do caderno Empregos e Oportunidades do jornal Zero Hora, com um teste sobre o uso do e-mail.

Você é um e-mala? 
Faça o teste e descubra se você usa bem o e-mail ou só incomoda os colegas

O e-mail se transformou na principal ferramenta de comunicação do século 21, a ponto de ser quase impossível imaginar um profissional trabalhar sem ele. Apesar de fazer parte do nosso dia a dia, são poucas as pessoas que têm bons hábitos para lidar com suas mensagens e também com as que são enviadas para os outros.

Será que você utiliza bem o seu e-mail? Faça o teste que está aí abaixo e descubra se você é um "e-sperto", ou seja, um sujeito que sabe utilizar uma ferramenta para facilitar e melhorar o seu trabalho, e ainda ajuda os outros a aproveitarem esse recurso, ou um "e-mala", que não tem boas práticas e ainda atrapalha os colegas com mensagens desnecessárias.

Responda as perguntas conforme a escala [de pontos] abaixo

1. Nunca
2. Raramente
3. Às vezes
4. Quase sempre
5. Sempre

 1. Tenho menos de 25 e-mails na minha caixa de entrada atualmente.

2. Tenho um modelo de organização de pastas eficaz, que me permite localizar qualquer e-mail em menos de três minutos.

3. Escrevo o assunto do e-mail por último, logo após reler o conteúdo da mensagem, de forma que este sintetize o texto redigido.

4. Tenho o hábito de, ao ler o e-mail, já formar alguma ação imediata (responder, apagar, criar uma atividade, etc.) e o remover da caixa de entrada.

5. Costumo escrever e-mails de forma direta, objetiva e concisa, evito múltiplos assuntos na mesma mensagem.

6. Nunca respondo com cópia para todos um e-mail que recebo com algum tipo de informação ou convocação.

7. Evito enviar anexos nas mensagens e, quando necessário, envio com tamanhos reduzidos.

8. Quando escrevo e-mails me importo com o tipo de fonte e o tamanho e dou preferência para fontes do tipo arial ou verdana.

9. Sempre especifico no e-mail enviado a ação a ser feita pelo destinatário da mensagem, para ele saber o que fazer com o mesmo.

10. Tenho paciência para escrever o e-mail detalhadamente, de forma que fique bem claro o que precisa ser entendido, em vez de escrever e-mails mais curtos e que nem sempre são claros para quem os recebe.

11. Evito usar aqueles avisos de recebimento e confirmação de leitura em meus e-mails.

Some os pontos e veja os resultados

 Até 25 pontos - Você é um e-mala

Aparentemente, você tem dificuldades ou hábitos ineficazes para lidar com seus e-mails, o que pode estar consumindo boa parte do seu tempo nessa atividade. E-mail é algo que, quando mal usado, consome não apenas seu tempo pessoal, mas também o de outras pessoas.

É preciso que você reserve um tempo para organizar sua caixa de entrada, responder os e-mails pendentes ou até pedir ajuda para alguém ensinar dicas e truques do seu software de e-mail. Evite também ficar com seu e-mail aberto sempre, tenha horários, e quando for lidar com suas mensagens, crie uma ação com cada uma que você ler, mas não as deixe paradas na caixa de entrada.

De 25 a 40 pontos - Você precisa melhorar

Você não é um "e-mala pleno", no máximo, um estagiário. Tem algumas boas práticas para lidar com seus e-mails, mas às vezes utiliza o recurso de forma improdutiva.

Para não enveredar de vez pelo mau caminho, uma boa estratégia é pensar na sua caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer. Cada mensagem exige uma providência (ser armazenada em uma pasta, respondida, deletada, transformada em ação). Com isso, a pasta estará sempre vazia ou com poucas pendências. Fique atento também à forma como envia suas mensagens: seja objetivo, conciso, copie a todos só quando for extremamente necessário, e de preferência na cópia oculta. E nunca repasse correntes. Fazendo isso, você será promovido a "e-sperto".

Acima de 40 pontos - Parabéns, você é um e-sperto

O resultado do teste indica que você está conseguindo lidar bem com suas mensagens eletrônicas. Pesquisas mostram que, em média, o brasileiro gasta três horas por dia para ler, organizar, responder e armazenar e-mails. Para quem tem boas práticas, essa estatística pode cair pela metade.

Obviamente, alguns dias são mais complicados e os e-mails acabam se acumulando, mas, se você tiver o hábito, rapidamente voltará ao padrão adequado. O e-mail é um processo de conscientização, não adianta apenas você ter bons hábitos se as pessoas ao seu redor não tiverem. Por isso, ajude os "e-malas" a sua volta a começarem a utilizar melhor o e-mail. Indicar este teste pode ser o começo.

Zero Hora, 3 fev. 2008.

 O e-mail é uma importante ferramenta de comunicação no mundo profissional. 

O texto a seguir apresenta uma série de dicas para obter uma comunicação eficiente por e-mail no ambiente de trabalho.

 

Os dez mandamentos do e-mail

1. Quando usar

2. O esquecimento da identificação

Um grande vício de quem se acostumou a usar a internet a partir de chats e outros sistemas de mensagens instantânea é se esquecer de identificar-se ao escrever um e-mail, tanto no início do contato quanto no fim, ao deixar de assiná-lo. Ruy Leal, o Instituto Via de Acesso, considera isso um dos maiores problemas dos jovens que desejam ingressar no mercado de trabalho.

                - Já recebi e-mails sem assinatura pedindo um estágio. Eles têm coragem de usar um endereçamento de e-mail que não tem a ver com o meio corporativo, do tipo ‘luluzinha17@...’, para pedir um emprego – diz. É vital assinar um e-mail e, em um primeiro contato, não se esquecer de explicar no início quem você é. Mesmo que não seja pedido, confirme o recebimento da mensagem, até quando não tiver resposta completa no momento. Um “ok” ou “recebido” mostra disposição.

3. Atenção ao assunto

O campo do assunto deve refletir o conteúdo da mensagem.

                -Muitos não têm essa noção. Você tem de chamar a atenção da pessoa na caixa de entrada, porque ela recebe vários e-mails por dia e vai determinar o grau de urgência de cada um ao olhar para os assuntos – conta Regina, que diz receber por vezes e-mails em que o remetente coloca, no campo do assunto, o nome da empresa em que trabalha.

                Uma dica é escolher palavras-chave que resumam o conteúdo do e-mail em cerca de três a quatro palavras. Em vez de “Segue relatório de vendas referente ao ano de 2012”, por exemplo, é melhor: “Relatório vendas 2012”.

                No entanto, é preciso ser específico e fugir de generalidades que pouco esclarecem sobre a mensagem, como apenas “Relatório”.

4. O cuidado com as saudações

O e-mail é uma situação de comunicação, e precisamos saudar as pessoas quando nos dirigimos a elas. No início de um e-mail, “olá” e “bom dia” são cordiais, sem serem informais demais, explica Regina. “Prezado” é extremamente formal e, se não for um caso de rígida impessoalidade, é exagerado. A regra, segunda a especialista, é que, se existe uma troca de e-mails com certa regularidade no dia, o primeiro deve conter a saudação, que pode ser dispensada nas outras mensagens.

                Os cumprimentos de despedida são igualmente importantes, e não são substituíveis por uma assinatura eletrônica. Mas Regina alerta: “Atenciosamente” é abreviada de forma incorreta no Brasil como “att.”, quando deveria ser “atte.”.

                - “Att.” foi importado do inglês e faz referência à expressão in attention to, que é usada só no começo de um e-mail – explica.

                “Cordialmente” é considerado também exageradamente polido, a ser usado em casos específicos. A sugestão de Regina é que, ao escrever a mensagem, pensemos na maneira como saudaria a pessoa se a encontrássemos frente a frente, e adequemos os termos a isso.

5. A falta de objetividade

Ruy Leal observa que um sério problema dos e-mails trocados atualmente é o risco de gerar desentendimentos por serem confusos. Por isso, dá a dica:

                - Coloque-se no lugar da pessoa que está do outro lado. Ela entenderia a mensagem? – questiona o consultor.

                A experiência com cursos sobre e-mail para empresas fez com que Regina concluísse que o maior desafio do brasileiro com essa ferramenta é conseguir ser objetivo.

                - Por uma questão cultural, damos voltas para falar as coisas em vez de ir direto ao ponto – diz Regina.

                É recorrente, ela explica, que as pessoas comecem explicando o que querem dizer antes de, de fato, comunicar o assunto principal da mensagem, quando deveria ser o contrário.

                - Se eu vou dizer por que o relatório não está pronto, é comum querer explicar tudo o que aconteceu para ele não estar pronto para então, no fim, dizer “Então, o relatório não está pronto”.

                Isso acontece, segundo Ruy, porque muitas pessoas não sabem como estruturar um texto.

                - Não sabem começar, avançar e terminar de forma compreensível pelo receptor.

6. O calibre da formalidade

É fundamental compreender as regras do ambiente de trabalho para saber que tom se pode adotar com o interlocutor. Alguns escritórios exigem mais ou menos polidez no tratamento. Regina observa que existem dois tipos de profissionais trabalhando juntos hoje: os mais velhos, que vêm do que ela chama de “a era da circular”, em que toda a comunicação se concentrava nas mãos das secretárias e eram muito mais formais, e aqueles mais jovens, acostumados com a informalidade das mensagens instantâneas.

                A linguagem do e-mail deveria transitar entre esses dois mundos, sem exagerar com uma comunicação impessoal, mas obedecer à norma culta de uma maneira cordial, descontraída, como se falaria em geral por telefone ou pessoalmente. Um cuidado importante é não exagerar na formalidade a ponto de a mensagem soar ríspida demais, o que pode causar ruído na comunicação.

7. O uso de abreviações

Abreviar palavras deve ser evitado, embora não seja proibido e, ocasionalmente, possa ser usado nos e-mails profissionais, especialmente nas saudações. A economia de tempo ao encurtar as palavras é pouca, e a mensagem pode tender a uma informalidade excessiva.

                Luiz Castro, professor da rede estadual de Pernambuco, mestre em linguística e pesquisador da UFPE no campo da comunicação digital, realizou um estudo sobre os tipos de risos existentes no internetês, desde os mais escandalosos, como o “kkk” e o “huahuahua”, passando pelo “hahaha” até o “rs", abreviatura de “risos” que, segundo ele, é o mais aceitável em uma troca de e-mails profissionais. Ele sugere que a pessoa escolha poucas palavras para abreviar, e não use esses atalhos o tempo todo.

8. A aversão a maiúsculas

O uso de caixa alta em todo o texto é tão proibido que, para Regina, constitui uma verdadeira gafe. Escrever em maiúsculas significa, na linguagem da internet, gritar com alguém. Por isso é algo realmente a ser evitado, especialmente em mensagens de trabalho, pois é visto como falta de educação e de consideração do remetente, além de não ser uma postura profissional adequada.

9. A adequação do tamanho

Não há regras quando o assunto é o tamanho que um e-mail deve ter, mas a experiência mostra que e-mails longos, em geral, não são lidos. E, se são lidos, não são compreendidos em sua integridade.

                - Um e-mail longo é desinteressante. A pessoa precisa ter o poder de concisão para falar o máximo possível em poucas palavras, e isso é implícito à linguagem digital – afirma o professor Luiz Castro.

                Regina sugere que as mensagens tentem girar em torno de três a quatro parágrafos, no máximo.

                - Se você começa a ver que o e-mail vai ficar longo demais, deve parar e se questionar se não deve ligar para a pessoa ou fazer uma reunião. Perde-se muito tempo com e-mails grandes. São complexos de responder e podem ser mal interpretados – diz.

                Deve-se evitar dizer em muitas palavras o que se poderia dizer em poucas.

10. A necessidade de revisão

Um texto de correio eletrônico deve ser simples, mas não descuidado. Exige releitura e atenção para acertar o tom da mensagem. O vocabulário deve fazer parte da linguagem usual, sem expressões rebuscadas que tornem a mensagem complicada. Mas é preciso estar atento à repetição exaustiva de termos, abreviações apressadas e construções truncadas.

                Revise as palavras, para detectar as mal colocadas; repasse os destinatários, principalmente se a mensagem pode ser reenviada a muitos deles; evite comentários agressivos, pois a mensagem enviada se torna pública.

Guerreiro, Carmen. In: Revista Língua, n. 87, 2013, p. 30-33.